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EXCEL台账表设计很重要

在实际工作中,对于EXCEL表,特别是同工作簿中多个相互联系的工作表,最常见的问题是将基础资料与流水记录放在一起、将数据记录过程与需要的结果放在一起等等。这样会使数据录入费时、EXCEL的图表功能不能使用、而且容易出错。那么怎样设计EXCEL表,以及组织各工作表之间的关系呢?请看下面的简单分析。

工具/材料

EXCEL

方法/步骤1

01、

原表分析:(1)此表原来采用摆火柴棍的方法记帐。即:某货号进货或销售后,通过在码数中,增加或清除该鞋码的一个数。

02、

2)原来采用进货或销售某货号、某鞋码时的记帐方法:通过筛选货号,在对应的码数中增加或清除该鞋码的一个数。

03、

3)原来的进货记帐规则示例:如本例C6中现在是一个9,表示库存一双39码的鞋子;若现在再进货3双,则会在码数中增加3个9然后变成9999。

04、

4)原先的销售记帐操作示例:如本例C6中现在是一个9,表示库存一双39码的鞋子;若现在销售完了也就是库存没有了,则会清除那个9然后变成空单元格。

05、

5)从上面原表的使用情况来看,设计者几乎没有用任何函数和公式的,这样就比较复杂。

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方法/步骤2

01、

为便于基础数据的维护,基础资料与流水记录分开。长期不用的旧货号的删除;新货号、新物料、新产品资料的增加;以及对于基础资料要进行备注说明。

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为便于对期初数据的管理包括核对,期初数据要单独存放。

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便于利用EXCEL的数据图表功能以及对数据进行统计分析,进货业务要单独记录流水帐。企业仓库入库业务也是这样。利用基础资料表中的货号与进货表中的货号一结多的关系,快速录入带有效性的数据的方法。

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为便于利用EXCEL的数据图表功能以及对数据进行统计分析,销售业务要单独记录流水帐。企业仓库出库业务方式一样,利用基础资料表中的货号与销售表中的货号一结多的关系,快速录入带有效性的数据的方法。

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进销存用单独的表,对上述月初、进货、销售表中,对应月份、日期、货号进行汇总计算。只需要一个SUMIFS就足够,EXCEL的数据透视表也很方便快捷让你完成数据汇总的。下面是根据O表中的月份,A列中的货号分别计算进货表中的进货数量、销售表中的销售数据。 

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如下图是重新设计表结构之后的图,同时实现了数据汇总、分析。

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EXCEL台账表设计很重要:等您坐沙发呢!

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